Выбор поставщиков

Общие положения

Сеть продуктовых магазинов «Магнолия» (далее — Компания) осуществляет реализацию товаров/продукции в магазинах Компании в соответствии с принципами соблюдения законодательства РФ, а также требований Таможенного союза и иных применимых норм и требований.

Цель Компании – реализация потребителям через магазины Компании качественных товаров по экономически обоснованным ценам, при постоянной оптимизации издержек на всех этапах поставки товаров/продукции от производителя до конечного потребителя с соблюдением требования о соотношении цен и качества товаров/продукции, предлагаемых конечному потребителю.

Компания производит отбор поставщиков и (или) товаров/продукции на основе анализа рыночной ситуации, покупательского спроса, а также согласно единым правилам и условиям  отбора поставщиков и(или) товаров/продукции.

В рамках возможного и в соответствии с законодательством РФ, Компания осуществляет проверку поставщиков, товаров/продукции, условий производства товаров/продукции на предмет соответствия соблюдения всех требований законодательства РФ, а также требований Таможенного союза и иных применимых норм и требований.

Правила и условия отбора поставщиков

  • Поставщик зарегистрирован в соответствии с нормами действующего законодательства в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя
  • Поставщик не имеет претензий со стороны уполномоченных надзорных и иных государственных органов, в том числе антимонопольных, налоговых, таможенных, а также иных организаций, в связи с нарушением законодательства РФ
  • Поставщик не имеет фактов неисполнения или ненадлежащего исполнения принятых на себя обязательств перед Компанией, государственными органами или иными организациями, в том числе, но, не ограничиваясь наличием судебных споров
  • Поставщик не находится в стадии ликвидации и(или) в отношении него не введены (не открыты) процедуры банкротства
  • Поставщик предоставил Компании коммерческое предложение в соответствии с условиями его предоставления, указанными в настоящем меморандуме

Приоритеты при выборе поставщика Компанией

  • Безупречная деловая репутация поставщика и его устойчивое положение на рынке в соответствующей категории товаров/продукции в течение 2-х лет
  • Наличие у поставщика действующих договоров с другими контрагентами, осуществляющими торговую деятельность в Москве и МО (торговыми сетями), на поставки товаров, предлагаемых Компании
  • Наличие у поставщика собственного производства, а также развитой логистической структуры, в том числе транспортной, позволяющей ему бесперебойно, в согласованные сроки и в необходимом количестве, поставлять товары на распределительный центр (далее — РЦ)  Компании или непосредственно в адреса магазинов Компании
  • Готовность поставщика осуществлять электронный документооборот между Компанией и поставщиком по системе электронного заказа EDI, в том числе, но не ограничиваясь возможностью предоставления электронного счёта-фактуры
  • Наличие дополнительных сертификатов международного образца на товары, предлагаемые для поставок Компании
  • Готовность поставщика предлагать товары, соответствующие требованиям всех применимых санитарных и технических норм, а также всех иных норм и стандартов РФ, Таможенного союза и ЕАЭС по качеству
  • Готовность поставщика  предлагать конкурентоспособную цену товаров и иные условия поставок, не противоречащие законодательству РФ
  • Готовность и возможность поставщика производить товар/продукцию под собственной торговой маркой Компании, учитывая требования и условия Компании
  • Готовность поставщика соблюдать все требования Компании по документообороту и логистике

Правила и условия отбора товаров/продукции

Компания осуществляет отбор товаров/продукции на основании анализа коммерческих предложений. Потенциальный поставщик вправе отправить Компании коммерческое предложение по адресу электронной почты соответствующего категорийного менеджера, указанного на официальном сайте Компании.

Коммерческое предложение должно содержать:

  • Предложение на официальном бланке поставщика с предложением рассмотреть товар/продукцию
  • Информацию по товару/продукции, её описание и потребительские свойства
  • Сопроводительную документацию на товар/продукцию
  • Цены на товар/продукцию и иные условия поставок не противоречащие законодательству РФ
  • Сведения о представленности товара/продукции в других сетях Москвы и МО, а также в иных торговых структурах Москвы и МО
  • Контактную информацию с указанием конкретного контактного лица поставщика, его должности, телефона и адреса электронной почты

К коммерческому предложению потенциальный поставщик прикладывает фотографии, каталоги, фотографии, презентации. Потенциальный поставщик вправе предоставить иные материалы и сведения для более полного и всестороннего рассмотрения коммерческого предложения.

Срок рассмотрения поступившего коммерческого предложения составляет не более 3 месяцев с момента получения Компанией коммерческого предложения. Если коммерческое предложение не отвечает требованиям Компании, последняя направляет потенциальному поставщику уведомление об отклонении коммерческого предложения по электронной почте, указанной в коммерческом предложении.

Основные условия и требования при выборе товаров/продукции на основании коммерческого предложения

  • Соответствие товара/продукции требованиям рыночной ситуации (актуальность спроса на товар/продукцию)
  • Наличие данных маркетинговых и иных исследований, подтверждающих потребность покупателей в данном товаре/продукции и имеются расчёты, позволяющие сделать вывод об экономической эффективности товара
  • Востребованность любого, рассматриваемого на ввод в ассортимент Компании товара/продукции на рынке,  его присутствие в большинстве торговых точек Москвы и МО и его лидирующие позиции по продажам в соответствующей категории товаров
  • Наличие штрих — кодов на товаре/продукции и на его упаковке
  • Отсутствие запрета к реализации товара/продукции на территории РФ
  • Обеспечение поставщиком наличия товара/продукции постоянного и безусловного качества
  • Наличие удобной для Компании формы и размера фасовки товара/продукции для складирования
  • Соответствие товара/продукции и его упаковки требованиям законодательства
  • Необходимость наличия упаковки товара/продукции, выдерживающей как минимум 5 перегрузок и сохраняющей при этом качественные и потребительские характеристики товара/продукции
  • Соблюдение требований безопасности для жизни и здоровья людей, а также безопасность для окружающей среды при обороте товара/продукции. При этом на упаковке товара/продукции должна быть указана достоверная информация о свойствах товара
  • Полное соответствие поставляемого товара/продукции ранее предоставленным на рассмотрение  образцам
  • Необходимость наличия на индивидуальной упаковке товаров/продукции, имеющих противопоказания к применению, необходимой, достоверной и достаточной информации, соответствующей действующему законодательству.

В случае, если коммерческое предложение потенциального Поставщика отвечает требованиям Компании, последняя направляет Поставщику уведомление по электронной почте о выборе предложенного товара.

Вместе с уведомлением, Компания высылает Поставщику проект договора купли – продажи с приложениями. В проекте договора купли – продажи содержатся основные положения, а именно предмет договора, порядок заказа и поставки товаров, порядок перехода права собственности, цена и порядок расчетов, порядок изменения и расторжения договора, форс – мажор, санкции, реквизиты сторон.

После отправления Компанией Поставщику указанных документов, Поставщик рассматривает проект договора с приложениями. Поставщик предоставляет Компании подписанный договор (с приложениями) в срок не позднее 14 дней с момента отправления проектов договора с приложениями.

По результатам рассмотрения Поставщиком проекта договора с приложениями, Поставщик вправе предложить для рассмотрения вопрос о возможности внесения изменений или дополнений в договоры. Срок рассмотрения и согласования Сторонами предложенных изменений или дополнений не должен быть более 30 дней с момента первоначальной отправки проекта договора с приложениями, в противном случае Договор между Сторонами не подписывается.

В случае не представления документов в установленный срок, Компания вправе отказаться от подписания договора. В этом случае, Поставщик вправе предоставить новое коммерческое предложение.

Вместе с подписанным со стороны Поставщика договором, Поставщик передает Компании следующие документы:

Обязательный перечень документов, предоставляемых Контрагентами, при заключении Договоров:

  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или лист записи ЕГРЮЛ (для организаций зарегистрированных после 01.01.2017 г.);
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • Устав (все страницы);
  • Решение об избрании (назначении) руководителя организации;
  • Приказ о назначении генерального директора и главного бухгалтера;
  • Копия второй и третьей страницы паспорта лица, которое будет подписывать договор;
  • Справка из банка об открытии (наличии) действующего расчетного счета на дату заключения Договора;
  • Выписка из ЕГРЮЛ на дату заключения Договора;
  • Лицензии и свидетельства (если деятельность подлежит лицензированию, либо на нее необходимо получать специальное разрешение);
  • Карточка учета с реквизитами, с адресами (юридический и фактический адрес ) и телефонами;
  • Документы, подтверждающие право доверенного лица на подписание документов: доверенность, копия второй и третьей страницы паспорта, письменное согласие на обработку персональных данных;
  • Уведомление о применении упрощенной системы налогообложения (при ее применении);
  • Действующее штатное расписание;
  • Сведения о среднесписочной численности работников;
  • Договор аренды или иной правоустанавливающий документ, подтверждающий местонахождение и адрес юридического лица;
  • Договор аренды торговых, складских и (-или) производственных помещений;
  • Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам;
  • Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата.

В случае заключения договора с филиалом (представительством и или подразделением) Контрагента, дополнительно к вышеназванному перечню документов представляется:

  • Положение о филиале/представительстве;
  • Протокол (решение) о создании филиала/представительства;
  • Приказ о назначении руководителя;
  • Свидетельство о постановке на учет;
  • Справка из банка об открытии (наличии) действующего расчетного счета на дату заключения Договора.

В случае заключения договора с индивидуальным предпринимателем представляются:

  • Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или лист записи Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (для ИП зарегистрированных после 01.01.2017 г.);
  • Свидетельство о постановке на учет (ИНН);
  • Справка из банка об открытии (наличии) действующего расчетного счета на дату заключения Договора;
  • Ксерокопия паспорта (страница с фотографией, страница со штампом о регистрации по месту жительства), (дополнительно – письменное согласие на обработку персональных данных);
  • Договор аренды торговых, складских и (-или) производственных помещений;
  • Уведомление о применении упрощенной системы налогообложения (при ее применении);
  • Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам;
  • Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата.

При подписании дополнительного соглашения Контрагентом предоставляются документы в обоснование заявленных изменений. В качестве таковых могут быть: решение о смене наименования или адреса с приложением свидетельства из налоговой о проведенных изменениях в ЕГРЮЛ, справка из банка об открытии расчетного счета или информационное письмо из банка о смене БИКа и корреспондентского счета. Конкретный перечень документов, которые необходимы для подписания дополнительного соглашения устанавливается отдельно в каждом конкретном случае юридическим отделом ЗАО «Т и К Продукты», в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Вышеуказанные документы предоставляются в одном экземпляре в копиях, заверенных печатью Контрагента, с подписью и расшифровкой уполномоченного лица.
Одновременно с указанными копиями на бумажном носителе, Контрагент предоставляет скан-копии вышеуказанных документов. Указанные скан-копии документов предоставляются в форматах: PDF, JPEG на электронную почту соответствующего категорийного менеджера ( в исключительных случаях возможно предоставление скан-копий вышеуказанных документов на флеш-накопителе). Скан – копия каждого предоставленного Контрагентом документа должна содержаться в отдельном файле, название которого соответствует данному документу.

Основания для отказа от сотрудничества с конкретным поставщиком

Мотивацией отказа Компании от сотрудничества с конкретным поставщиком являются следующие основания:

  • Отсутствие необходимости закупки предлагаемого товара в связи с достаточным наполнением ассортимента соответствующей категории товаров/продукции в Компании аналогичными товарами/продукцией от других поставщиков
  • Несоответствие предлагаемых товаров возможностям их размещения в рамках форматов магазинов Компании и потребности сети в товарах различных категорий
  • Несоответствие поставщика одному или нескольким правилам и условиям отбора поставщиков
  • Несоответствие предлагаемых товаров одному или нескольким правилам, условиям и требованиям  отбора товаров

Требования по качеству, упаковке и маркировке товаров

Качество Товаров должно соответствовать санитарным, техническим и всем иным применимым нормам и стандартам Российской Федерации, Таможенного союза, ЕАЭС, а также стандартам и нормам фирмы-изготовителя и должно быть подтверждено прилагаемыми сертификатами соответствия, гигиеническими сертификатами, выданными уполномоченными органами по стандартизации. Поставщик также обязуется предоставить Компании иные документы на товары/продукцию, если наличие таких документов требуется законодательством РФ.

Поставщик обязан предоставить каждую единицу товара/продукции с необходимой и достаточной информацией о товаре/продукции на русском языке в объеме согласно действующему законодательству Российской Федерации. Если реализация товара/продукции требует наличия относящейся к ней документации (сертификаты, лицензии, информация о товаре/продукции  на русском языке и т.д.), то подразумевается, что такая документация является неотъемлемой частью товара/продукции и Поставщик обязан передать всю необходимую документацию одновременно с товаром/продукцией.

В случае поставки алкогольной продукции поставщик в сопроводительных документах на поставляемый товар обязан указывать номера лицензий поставщика и Компании в двенадцатизначном виде.

Товар/продукция должен быть надлежащим образом упакован, замаркирован в соответствии с ГОСТами и техническими условиями, тара должна обеспечивать его сохранность при транспортировке и хранении и исключать свободный доступ к нему. Условия транспортировки должны обеспечивать сохранение надлежащего качества товара/продукции.

Поставщик гарантирует Компании законность нанесения на товар/продукцию товарных знаков, наименований места происхождения товара/продукции, а также соблюдение прав правообладателей зарегистрированных товарных знаков, наименований мест происхождения товара/продукции.

Поставщикам товаров животного происхождения

Ниже вы найдете данные ID наших магазинов для работы с системой "Меркурий" и информацию по переходу на электронный формат ВСД.

Магазины GUID GLN

Информация о переходе на обязательную электронную ветеринарную сертификацию

О переходе на ЭВС

Электронная сертификация в ветеринарии

Первые шаги в Меркурии

Законодательная база и правовой статус

Федеральный закон №431-ФЗ

Постановление правительства РФ №1145

Приказ №53 МСХ
Приказ №212 МСХ
Приказ №258 МСХ
Приказ №318 МСХ
Приказ №589 МСХ
Приказ №646 МСХ
Приказ №647 МСХ
Приказ №648 МСХ
Приказ №1011 МСХ